Cronograma de projeto com o Google Agenda

 · 
julho 18, 2014
 ·   · 
5 min read

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_Header

Já tem um tempo que pretendo publicar um artigo falando sobre meu método de cronograma, mas por ironia do destino nunca arrumava tempo.

Antes de utilizar este método eu sofria para me organizar quando tinha um alto volume de trabalho. Como hoje consigo lidar bem com meus prazos, nada mais justo que dividir este método com vocês.

Vou mostrar como eu organizo minha agenda sem depender de um programa específico. O Google me passa certa segurança, pois não imagino ele cancelando seus serviços tão cedo. E mesmo que ele cancele, esse método é tão simples que posso substituí-lo por papel e lápis quando quiser.

Vamos criar uma situação hipotética

Tenho um projeto de design de marca. Depois de realizar o briefing, enviei uma proposta considerando 20 dias para realizar o projeto. Normalmente trabalhamos com dias úteis, mas para facilitar, consideremos 20 dias corridos. O projeto terá início dia 04/08/2014 e as etapas previstas para este projeto serão: pesquisa e elaboração de conceitos, testes de desenho, montar apresentação do projeto e apresentar projeto ao cliente.

Dividimos o projeto basicamente em 3 etapas, já que a última é apresentar o projeto. Porém, é bom deixar claro que algumas etapas podem envolver diferentes tarefas. Então vamos lá.

Conhecendo a agenda

Primeiro você precisa estar “logado” na sua conta do Google e acessar o Google Agenda.

Assim que entrar na agenda escolha um método de visualização. Normalmente utilizo Semana. Como nosso projeto começará em agosto, navegue até o mês de agosto através das setas.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P2

Criando uma agenda

Vamos criar uma agenda chamada Projetos. Você pode criar uma agenda para cada cliente, mas este método não funcionou muito bem para mim. Fica ao seu critério.

Para fazer isso, clique no dropdown Minhas agendas e selecione Criar nova agenda.

Depois disso dê um nome à sua agenda e clique em Criar agenda.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P3

Criando uma lista de tarefas

Agora vou criar um checklist com tarefas que não necessariamente precisam entrar na agenda. É apenas uma forma de visualizar o que foi realizado ou está pendente. Você entenderá mais na frente.

Para isso, habilite a agenda Tarefas (ou Tasks), que já vem como padrão no Google Agenda. Provavelmente ela aparecerá abaixo da agenda que você acabou de criar.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P4a

Ao habilitar você nota que uma janela abre no canto direito. Provavelmente você já terá um nome para esta lista. Eu criei uma nova lista, que chamei de Projetos – tarefas.

Você pode renomear sua lista ou criar uma nova. Para criar uma nova, clique no menu e em seguida Nova lista.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P4b

Organizando o cronograma

Vou distribuir as datas para as etapas do projeto da seguinte forma:

Pesquisa e elaboração de conceitos – 7 dias (do dia 4 ao dia 11)

Testes de desenho – 8 dias (do dia 11 ao dia 19)

Montar apresentação do projeto – 4 dias (do dia 19 ao dia 23)

Apresentar projeto – 1 dia (dia 24)

Começando pela Pesquisa e elaboração de conceitos, basta clicar no botão Criar e nomear o evento, que chamarei de Cliente – Pesquisa e elaboração de conceitos.

Vou marcar a opção dia inteiro, pois assim consigo fazer com que o evento dure vários dias. Marco este evento do dia 4 ao dia 10 e clico em Salvar.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P5a

Você deve ter notado que não marquei o evento até o dia 11. Isso porque no dia 11 este evento tem que estar encerrado para dar início à próxima etapa, então criarei um novo evento chamado Cliente – Pesquisa e elaboração de conceitos (Encerrar).

O procedimento é exatamente o mesmo do anterior, exceto pela data, o título e pelo fato de que neste criarei lembretes. Quero ser avisado por e-mail quando estiver próximo de encerrar esta etapa, e assim controlar melhor meu ritmo.

Para criar os lembretes clique no botão Adicionar lembrete. Neste exemplo adicionei dois lembretes, um com 3 dias do final do evento e outro com 1 dia. Pode parecer desnecessário, mas quando estamos com 5 projetos acontecendo ao mesmo tempo estes lembretes são uma mão na roda.

Você também tem a opção de adicionar um lembrete Pop-up, que emite um toque no seu celular na hora ou no dia do lembrete.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P5b

Clique em Salvar e marque a opção de visualização de Mês. Sua agenda deve estar como a imagem abaixo.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P5c

Faça exatamente o mesmo procedimento para as outras etapas. Lembrando apenas de colocar lembretes na data final de cada uma.

Com isso você terá uma agenda similar à imagem abaixo.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P5d

Preenchendo a lista de tarefas

Agora vou preencher a lista de tarefas criada anteriormente. Para isso basta escrever sua lista no canto direito, na aba Tarefas. Quando completar uma tarefa, risque-a e parta para a próxima.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P6a

Você também pode agendar uma data para sua tarefa. Com o mouse em cima da tarefa, clique na seta apontando para a direita e defina uma data. Sua tarefa aparecerá na sua agenda.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P6b

Planejando sua semana de trabalho

Para encerrar, você pode voltar para o modo de visualização de Semana e planejar sua semana de trabalho antes de ela acontecer. Não tente planejar durante ou muito em cima do projeto, pois não vai funcionar, mas não fique preocupado em seguir tudo à risca. É comum que seu cronograma sofra algumas adaptações, mas pelo menos você terá um método de organização definido.

O procedimento para criar o evento é bem semelhante ao anterior, exceto pelo fato de que agora você não marca a opção dia inteiro e pode definir um horário para início e fim da sua tarefa.

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P7a

No final, se você gostar desse método, sua agenda poderá te ajudar em diversas situações profissionais e pessoais. A minha, por exemplo, tem essa aparência:

art_tut_Cronograma_Projeto_Google_Agenda_P7b

Pode parecer confuso, mas garanto que não é. E eu acho ótimo ser lembrado quando preciso pagar uma conta ou quando vou receber o pagamento de um projeto.

Fuce bastante essa ferramenta, pois ela ainda tem muito mais a oferecer do que eu mostrei aqui. Você pode, por exemplo, definir um evento com lembrete mensal, semanal, etc. É muito útil para assuntos que possuem uma frequência regular.

Encerrando

Sei que existem várias ferramentas mais “profissionais” com o mesmo propósito, mas este método particularmente se tornou muito útil para mim. Espero que seja para você também.

Com uma agenda definida também é possível calcular se você lucrou ou teve prejuízo no final do seu projeto. Mas esse assunto eu deixo para outro artigo.

Tem algo a acrescentar? Possui um método diferente? Divide aí nos comentários.

Um abraço e até o próximo post.

--

Comments
Leonardo
Suas dicas são muito bacanas, obrigado :)
Obrigado você pelo comentário, Leonardo. Que bom que os artigos têm sido úteis. Grande abraço!
Thiago Tasca
Muito bom seu artigo, já testei vários programas para criar os cronogramas para projetos por muito tempo e a melhor solução para eu visualizar todos eles de uma forma simples e prática tava bem na minha frente, faz alguns meses que comecei a usar ela, mas a forma que você usa ela me deu algumas ideias para eu organizar melhor os cronogramas, principalmente a parte dos lembretes.
Vou estudar melhor as possibilidades dela para poder concentrar tudo em um só lugar, olhar 10 programas ao mesmo tempo não ajuda muito na produtividade, kkkk!
Legal Thiago, e é isso mesmo. A ideia é concentrar tudo em um lugar só.
Obrigado pelo comentário e boa sorte.
Tiago Arrruda
Faz pouco tempo que comecei a ler seus artigos, mas agora vejo que são cada vez mais interessantes e práticos. Obrigado pela colaboração!!
Obrigado você pelo comentário, Tiago. Um abraço.
Héverton Bortolotti
Muito bom! Com certeza é uma excelente forma de organizar os projetos e vai ajudar muito. Aqui na agência nós utilizamos o runrun.it, mas o que percebemos é que, apesar de gerenciar tarefas, você acaba perdendo o horário de início, o que é essencial para a produtividade.
Talvez utilizando desta agenda, juntamente com o software, seja possível ter uma visão geral das tarefas e prazos, com um controle total sobre o tempo (agenda), e um controle de tempo investido e custos do projeto (software). Se funcionaria, ou não, não sei. Mas posso testar e repassar o feedback.
Novamente parabéns pelo conteúdo, extremamente útil.
Sempre muito participativo e produtivo, Héverton. Fiquei curioso para saber se esta aliança irá funcionar. Deixe seu feedback quando tiver oportunidade.
Abração e obrigado.
Olá, Walter!
Um ótimo achado esses seus artigos. Que venham os próximos!
Duas dúvidas:
1 – O que seriam os “testes de desenho”? As marcas já prontas? Daí já entrega a opção final para o cliente?
2 – O que quis dizer “não tente planejar durante ou muito em cima do projeto”? Como vou saber se ainda eu não tiver o projeto?
Releve as dúvidas caso as mesmas não façam nenhum sentido, okay? rsrs
Obrigado!
Olá Doug, como vai? Muito obrigado pelo incentivo. :D
Sobre suas dúvidas, vamos lá:
1 – Na verdade criei um texto hipotético, não significa que isso é uma regra universal. Aliás, nada que digo em nenhum artigo vale como regra. Mas, neste caso específico me referi aos tão famosos rafs (roughs), rascunhos. Seria um período estipulado para a etapa de testes apenas.
No final você apresentará a versão (ou versões) que considerar ideal, após finalizado, claro.
2 – Neste caso estou considerando que você já tem um projeto na mão. Você já aprovou orçamento e possui todas as condições para iniciar o projeto. Cabe agora definir sua agenda. A ideia é não deixar para planejar seu dia muito em cima, tipo: “hoje vou fazer isso, isso e isso.” Tente planejar com antecedência, como por exemplo: “Depois de amanhã vou fazer isso, daqui a três dias farei aquilo.” Assim você tem condições de flexibilizar sua agenda.
Espero ter ajudado. Revelei ao invés de relevar? :D
Um abraço!
Doug
Como bem dizem por aí, desanuviou quaisquer dúvida!
Cara, mais uma vez parabéns pelo conteúdo. Sempre bom encontrar artigos tão bons quanto esse em nosso idioma.
Aquele abraço!
Valeu, Doug! Obrigado você pelo comentário. Um abraço.
Jhonatas Moura
Walter essas suas dicas são muito boas, só q anda não consegui fazer tudo. Vc tem algum tutorial em vídeo????
Infelizmente não, Jhonatas. Se não conseguir me manda um e-mail com sua dúvida. Posso demorar um pouco para responder, mas respondo.
Abração!
Bom dia, Walter. Gosto muito dos seus artigos e videos, ajudam muito outros profissionais (principalmente um iniciante como eu).
Muito obrigado, Rodrigo.
Um abraço.
每次来都有新内容。
Um, hello 健康食谱. I don’t know what you said but thanks for the comment. :)
内容很不错,感谢站长分享这些啊。Thanks
Luiz Costta
Walter, desde o dia em que descobri seus trabalhos, tutoriais e as suas dicas, tenho falado de você pra Deus e o mundo! Quão fantástico é o seu conteúdo, há uma riqueza de conhecimento e é perceptível a preocupação com cada detalhe, seja em um projeto gráfico ou em um simples tutorial. Quero desejar parabéns e muito obrigado pelo conhecimento compartilhado, vou seguir seu método de trabalho e sim, também sou apaixonado por simetria! rs
Obrigado você, Luiz.
Grande abraço!
Hoje organizei meus projetos. Excelente artigo, Walter. Essa organização nos educa a cumprir com os prazos dos projetos e não ficar perdidos quanto a entrega dos mesmos.
Inspirador.
“Não tenho medo de compartilhar conhecimento.
Essa é a unica coisa que as pessoas não poderão roubar de mim, pois ninguém nunca sabe igual, mesmo que saiba a mesma coisa.”
Obrigado pelo comentário e pela citação, Magno. Fiz uma pesquisa e descobri de quem é (Milena Leão), e tem tudo a ver com o que penso. Valeu por compartilhar.
Leonardo
Olá Walter. Entendi que a lista de tarefas serve apenas como um guia das atividades do projeto que devem ser agendadas, correto?
Seria perfeito se o Google permitisse que uma tarefa pudesse ser inserida na agenda como uma atividade com horário definido e não apenas aparecer como uma atividade a ser realizada em um determinado dia.
Obrigado pela dica!
Seria mesmo, Leonardo.
Espero que ajude.
Abraço!
wesley
Texto muito bom.
Obrigado por compartilhar essa experiência.
Eu quem agradeço, Wesley.
Um abraço.
Monise
Essa agenda pode ser compartilha por mais de uma pessoa ao mesmo tempo?
Pode. Tudo que é publicado no Google Agenda pode ser compartilhado sem problemas.
Gostaria de parabenizar pela dica apresentada. Ela é tão simples e ao mesmo tempo funcional, que atende perfeitamente à minha organização profissional. Ela é antes de tudo conceitual, o que facilita em muito sua adaptação em cada tipo de necessidade. Parabéns e obrigado!
Obrigado você, Neto.
Grande abraço.
Ricardo
Falae, Walter. Beleza? Cara, este artigo me ajudou bastante a entender melhor como funciona esta ferramenta. Utilizo o Evernote para me auxiliar à organizar meus jobs, mas o Google Agenda é muito mais eficaz no que preciso. Só que eu não entendia muito bem como ele funcionava. Obrigado por sempre compartilhar seus conhecimentos e parabéns pelos trabalhos.
Obrigado você, Ricardo. Fico feliz por ver que um dos primeiros posts do blog ainda contribuem de alguma forma.
Um abraço.
TATIANA MONIZ
Parabéns pelo artigo e pela didática. Me foi de maior ajuda.
Diego
Olá Walter!
Excelente artigo! Fiquei impressionado com a utilidade de um recurso que até então, eu nem sequer imaginava que poderia usar para esse fim.
Meu cronograma ficou excelente, e o melhor, sem depender de instalação de sistemas. Posso acessar de qualquer lugar, e compartilhar com qualquer pessoa.
Obrigado!
Fala Walter, cara esse método é muito eficiente, eu utilizo algo parecido. Teu artigo me deu vários insights. Único pesar do google agenda é que não contador de tempo, o que resolvi com uma extensão do Chrome e não abro mão 100% do papel e caneta. Abraço.
Boa, Diogo.
Compartilha essa extensão com a gente.
Um abraço.
josé welton
muito bom os topcos
Douglas Antônio
Que bacana, Walter! Estou começando no design e entender bem o processo e as etapas é algo que estou me dedicando muito nesse momento. Sou seu fã,cara!!Sucesso!!
Juliana
Rapaz… Precisava msm desta ferramenta. Muito útil seu post, não sabia que de maneira pratica teria um bom cronograma na ferramenta google e sem custo nenhum.
segui seu passo a passo, me ajudou muito, muito obrigada!

Leave a replyReply to

Vamos conversar? Clique aqui para me mandar uma mensagem. Ficarei feliz em saber como posso ajudar.

© Walter Mattos Design Studio 2022. Todos os direitos reservados.

Newsletter

Sempre que houver novidades relacionadas à produção de conteúdo, lives, podcasts ou quando publicar um projeto novo, você será o(a) primeiro(a) a saber. Sem spam e sem amarras.