Briefing interativo (Indesign/PDF)

Você já pensou em personalizar seu briefing antes de enviá-lo para o seu cliente?

Alguns anos atrás eu costumava fazer reuniões de briefing pessoalmente, mas não demorou muito para que isso não fosse mais necessário – ou mesmo possível em alguns casos. O mundo está cada vez mais virtual, e não que isso seja bom, mas profissionalmente temos que nos adaptar a essa realidade. A opção que encontrei na época era enviar o questionário por e-mail, mas sentia falta de uma coisa essencial , a capacidade de orientar o cliente.

Foi então que pensei: “e se eu enviasse um formulário?” Ao criar um formulário você consegue, de certa forma, orientar seu cliente ao dar opções, exemplos, ou mesmo explicações específicas sobre uma parte do seu questionário.

Neste vídeo você verá como transformar seu layout feito no Indesign em um PDF interativo, de forma que seu cliente consiga responder de maneira fácil e intuitiva, sem que precise receber uma aula antes de enviá-lo.

Caso você queira utilizar o mesmo modelo apresentado neste vídeo basta fazer o download no botão abaixo.

Baixar modelo

Espero que goste.

Transcrição do vídeo.

E aí galera, beleza?

Meu nome é Walter Mattos e hoje eu vou começar o ano com um vídeo um pouco diferente.

Se você já conhece meu blog deve ter visto que, curiosamente, o assunto “briefing” é um dos mais vistos por lá.

E hoje eu vou falar justamente sobre briefing. Caso você esteja vendo este vídeo mas ainda não saiba o que é briefing, é muito simples.

Nada mais é do que uma série de perguntas, ou um questionário, que você faz ao seu cliente com o objetivo de entender o projeto dele, antes, obviamente, de começar a criação.

Mas pode ser que você queira personalizar o seu questionário e montar um formulário bacana como estes que você encontra nos sites por aí, mas você não tem um site.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Isabela_Rodrigues_Orcamento
Imagem: formulário de orçamento Isabela Rodrigues

Existem algumas formas de fazer isso, e uma delas é usando o Indesign para criar um PDF interativo, que o cliente consiga preencher e te enviar por e-mail. É o que eu usava antes de ter um site e funcionava muito bem.

Eu só acho estranho o fato de que se fala muito pouco sobre isso na internet, e por isso, decidi gravar este vídeo pra você mostrando exatamente como eu fazia.

Download do arquivo base

Você pode seguir este tutorial com o seu próprio arquivo, mas caso você queira utilizar o mesmo que eu apresento neste vídeo você pode fazer o download através deste link (clique para fazer o download).

Deixando claro que eu não vou ensinar você a criar este layout, pelo menos não neste vídeo. A ideia é te mostrar como transformar seu layout feito no Indesign em um PDF interativo. Por isso é importante que você já saiba pelo menos um pouco de Indesign. 

Outra coisa importante é que você precisa ter a versão profissional do Acrobat para finalizar este tutorial, ok? 

Fique à vontade para utilizar este modelo como seu briefing, não precisa me pedir autorização. O único cuidado que você deve ter, obviamente, é trocar o nome, os dados de contato e o símbolo. Caso contrário você estará divulgando o meu nome ao invés do seu.

Entendendo o arquivo

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Mestres_Estilos

Bom, apenas para você entender tenho aqui um arquivo com duas páginas-mestre. Uma para a capa, com o título e uma breve descrição do que se trata este arquivo, e uma para os textos, onde configurei uma legenda, os dados de contato e a numeração de página.

Também já estou com todos os estilos de parágrafo e caracteres criados.

Se você já sabe um pouco de Indesign vai se situar tranquilamente.

Criando os campos interativos

Página 2

Navegando para a página 2 você vai notar que o layout é bem simples. Eu criei um grid no fundo e com base neste grid criei os campos e os títulos.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_grid

Você vai notar que alguns campos estão vazios, pois nós vamos criar e configurar juntos, ok?

Antes de começar você precisa vir aqui em (Window > Interactive > Buttons and Forms), para habilitar esse painel aqui que vai nos ajudar a criar todos os botões do nosso formulário.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Buttons_And_Forms

E o primeiro campo que nós vamos tornar interativo é o campo “Seu nome”. Quando eu clico nele você nota que ele é um retângulo normal, mas se eu clicar neste botão aqui, Convert to button, ele deixa de ser um objeto e vira um botão.

Agora a gente só precisa vir aqui na opção Type e configurar nosso botão como um Text field, ou seja, um Campo de texto.

Agora é só duplicar, pessoal. Não tem mistério. Eu vou habilitar o meu grid com o atalho (W) do teclado, e com o Alt e Shift pressionados eu arrasto para baixo até alinhar com meu grid. Depois eu aperto (W) novamente para desabilitar as linhas.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Text_Field

Agora eu vou para o campo Projeto novo e tenho os dois círculos que eu quero usar como meu botão.

Para transformar estes objetos em um botão eu preciso selecionar os dois e agrupar com o atalho (Ctrl+G). Agora eu clico novamente no botão Convert to button, e dessa vez, no menu Type eu vou selecionar a opção Radio Button.

Apenas para você entender, esse aqui será o nosso arquivo final, 100% configurado.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Radio

Caso o cliente selecione Projeto novo ele não pode selecionar junto a opção Redesenho. Se ele tentar, vai desmarcar a opção Projeto novo.

Da mesma forma, caso o cliente marque a opção 1 mês para o prazo, ele nunca vai poder marcar a opção Urgente ao mesmo tempo pois ele só pode escolher uma.

E essa é a função do Radio Button, mas a configuração dele não para por aí.

Dessa vez não basta eu apenas duplicar para Redesenho. Isso porque todos os botões da mesma categoria precisam ter exatamente o mesmo nome. É isso que vai dar a eles essa característica de que apenas um deles possa ser selecionado. Se eu selecionar o botão Em 1 mês eu vejo que o nome dele é “Quando precisa do projeto?”. E da mesma forma, os outros 3 botões dessa categoria, Em 2 meses, Indefinido e Urgente possuem exatamente o mesmo nome.

Então, eu vou renomear o botão que a gente acabou de criar como Novo ou redesenho.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Novo_Redesenho

E antes de duplicar o botão eu quero configurar uma aparência para o comportamento dele. Eu não quero essa bola preta no meio quando ele estiver desativado.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Radio_Ativado_Desativado

Para alterar isso é simples, basta eu vir aqui no menu Appearence, selecionar a opção Normal Off e excluir a bola preta. Agora eu volto para a opção Normal On, mas apenas por questão de visualização mesmo. Ficar com qualquer uma das opções ativadas não vai influenciar no seu arquivo final. O que importa é que os dois comportamentos já estejam configurados.

Agora sim eu posso duplicar esse botão, e agora sim tanto o botão Projeto novo como Redesenho possuem o mesmo nome e estão configurados.

Por último, eu tenho o campo Por que você precisa deste projeto?.

Esse campo é praticamente igual aos campos de texto que nós já criamos, com a única diferença que dessa vez o cliente tem a opção de escrever várias linhas.

Então, para habilitar essa função basta você clicar aqui na opção Multiline. E pronto, a página 2 está pronta.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Multiline

Uma curiosidade: Você vai notar que eu criei alguns asteriscos diferenciados, uns com o próprio asterisco e outros com símbolos. Eles na verdade são objetos que eu fiz no Illustrator, copiei e colei aqui no Indesign.

Caso você não conheça essa função, o Indesign permite que você faça isso. Então, com a ferramenta de texto selecionada eu posso, por exemplo, copiar e colar este objeto quantas vezes eu quiser. E também posso deletar como se estivesse deletando um texto.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Icone_Texto

Legal, né?

Página 3

Na página 3 você encontra outros tipos de botões, que diferentemente dos Radio Buttons eu quero dar a opção do cliente selecionar quantos ele quiser.

Então em Tipo de marca eu vou selecionar os dois quadrados que formam o botão da opção Pessoal, agrupar com o atalho (Ctrl+G) e clicar novamente no botão Create New Button.

Em Type eu vou selecionar a opção Checkbox e pronto. Esse eu não preciso renomear. A única coisa que eu preciso fazer agora é configurar as aparências.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Checkbox

Primeiro, eu clico na opção Normal On eu deleto esse V de “marcação” que ele criou automaticamente, e na opção Normal Off eu deleto apenas o quadrado preto.

Agora eu volto para a opção Normal On e posso duplicar este botão para os outros tipos de marca sem precisar renomear.

Página 4

Na página 4 você não vai precisar fazer nada pois já viu como criar estes campos de texto comuns e de múltiplas linhas também.

Página 5

Na página 5 também não, então vamos direto para a última página, a página 6.

Página 6

Na página 6 você só precisa configurar o botão de envio do seu briefing.

O procedimento você já sabe. Seleciona os dois objetos, agrupa com o (Ctrl+G) e clica no botão Create new button. Dessa vez vamos manter ele com a opção padrão, Button mesmo, e clica nesse ícone de + aqui ao lado de Actions.

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Enviar_Formulario

Agora você marca a opção Submit Form, que significa Enviar formulário, e por último vai no campo URL e digita: “mailto:”, espaço, e o seu e-mail. Esse “mailto” é apenas um comando que diz para este botão enviar o formulário para o e-mail que você digitar logo em seguida.

Pronto, agora você só precisa exportar o arquivo aqui em File > Export ou utilizar o atalho (Ctrl+E), escolher onde você quer salvar seu arquivo e, em Tipo, selecionar a opção Adobe PDF (Interactive) e clicar no botão Salvar.

Muita gente chega até aqui e acha que o arquivo está pronto, mas na verdade ele não está. A gente precisa fazer um micro ajuste no final.

Isso porque ele só estaria pronto caso o seu cliente utilizasse a versão profissional do Acrobat. Caso contrário, ele vai investir tempo preenchendo e na hora de enviar vai receber uma notificação de erro.

Para consertar isso você vai abrir o PDF que acabou de criar, e se quiser pode desmarcar essa opção Highlight Existing Fields, apenas para enxergar direito o seu formulário, em seguida vir no menu (File > Save As Other > Render Extended PDF) e selecionar a opção, Enable More Tools (includes form fill-in & save).

tut_Briefing_PDF_interativo_editavel_09_Save_As_Other

E pronto! Pode salvar seu arquivo e agora é só enviar para o seu cliente e torcer para que ele te dê as respostas que você precisa para fazer um projeto de qualidade, e claro, lucrativo.

Encerramento

Espero que você tenha gostado deste tutorial um pouco diferente. É algo que eu penso em gravar faz algum tempo, mas eu precisava preparar o material antes, e isso toma um pouquinho de tempo.

E espero de verdade que tenha sido útil para você.

Caso você ainda não conheça pode visitar o meu site, waltermattos.com, e lá você vai encontrar dicas, reflexões e tutoriais relacionados a design, sempre com as transcrições dos vídeos que você assiste aqui neste canal.

E caso você tenha gostado e queira continuar acompanhando este trabalho você pode se inscrever no canal, claro, ou na minha newsletter para receber as novidades tanto do canal quanto do blog a cada 15 dias.

Fique sempre à vontade para deixar sua opinião aí nos comentários.

Um abraço e até a próxima.

Walter Mattos é um designer brasileiro apaixonado por criação de marcas e identidades visuais. Em seu blog e canal no Youtube compartilha suas experiências através de dicas, reflexões e tutoriais relacionados a design.

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50 comentários

  1. Bruna Costa

    Oi, Walter!!
    Tutorial massa demais! Parabéns!
    Tive só um problema, utilizando o seu arquivo fiz tudo conforme disse, salvei, e na hora de testar tudo funcionou porém quando salvo o pdf para enviar com as áreas preenchidas os botões somem e a área deles fica em branco. :(

    Oque será que posso fazer para evitar isso ?

    Responder
  2. Glauco Cesar

    Olá Valter Mattos, realmente é surpreendente a forma didática que você apresenta os tutoriais.
    Que bom ter gente como você disposta a ajudar quem começa engatinhar.
    Valeu!
    Um abraço e que seu 2017 seja O Melhor!

    Responder
  3. Isabella Regina

    Sou arquiteta e uso questionário para briefing com alguns clientes, há dias venho pensando em maneiras de fazer online, e não a mão como é feito atualmente. Pensei no google docs, mas como o arquivo vai inteiro “aberto”, o cliente poderia acabar desconfigurando tudo, e comecei a procurar como fazer de alguma outra maneira. Posso te chamar de MEU SALVADOR, nunca tinha pensado em fazer pelo InDesign (já uso para apresentações e diagramações), e muito menos sabia que existia esse recurso de PDF interativo (na verdade já tinha visto mas nunca tinha pensado nisso).
    MUITO OBRIGADA!!!

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  4. Taisa

    Walter, apenas passando para dizer que você é incrível. Sempre que eu rodo atrás de alguma informação na área do design, felizmente eu acabo caindo aqui!
    Sua disposição e disponibilidade em compartilhar conhecimento é admirável. Obrigada por isso, de verdade.

    Responder
  5. Neto Paz

    Walter Mattos, sou seu fã cara já sigo vc a alguns meses, e garanto que meu trabalho tem melhorado, sou Neto Paz Designer Gráfico muito prazer. sempre busquei informações sobre design era muito difícil até conhecer seu blog visito todos os dias no momento estou inclusive criando meu portfólio para apresentar a você espero que avalie, ficaria muito feliz. desde já parabéns pelo seu ótimo trabalho vc tem me inspirado bastante como seu conhecimento seus trabalhos
    estou estudando bastante para melhorar mais e mais vou comprar alguns dos livros que vc endicou no seu blog. muito obrigado e forte abraço!

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  6. Victor Hugo

    Oi, Walter.
    Éhm, acho que deu tudo certo na execução e edição do briefing interativo. Dei minha cara, adicionei coisas… enfim, editei correto, julgo eu. Foi salvo em pdf, selecionei a opção ‘Enable More Tools (includes form fill-in & save)’. Tudo foi preenchido corretamente, mas ele não envia para o meu e-mail. diz que: ‘ocorreu um erro ao abrir o URL para enviar este formulário’.

    Ps: no botão de envio coloquei o URL assim – exemplo: victor@gmail.com

    Algo está errado?

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  7. Paulo

    Oi!
    Tudo bem?

    Meus botões somem quando gero o PDF. São botões de avançar, voltar e início, que estão na Master page. Eles aparecem somente nas 3 primeiras páginas do PDF, mas deveriam aparecer em todas. Já fiz de tudo que eu possa imaginar, refiz criei de novo os botões, criei um novo arquivo, refiz as master page, troquei tudo… mas não adianta, os botões não aparecem nas outras páginas do pdf.

    Alguém já teve esse problema?
    Meu Indd CS6

    Grato, Paulo.

    Responder
    • Walter Mattos

      Olá Paulo, já verificou se estas páginas mestre estão associadas às páginas do layout? Digamos que sua página seja “A-Master”. É possível ver uma miniatura do “A” nas miniaturas das páginas do layout?
      Seu problema pode ser esse.
      Um abraço.

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  8. Junior Cordeiro

    Ola Walter, tudo bem…

    Antes de mais nada gostaria de parabeniza-lo por ser um excelente profissional.

    Estou tentando editar o seu modelo de briefing interativo, mas nao estou conseguindo. Eu gostaria de tirar ou substituir seu logo pelo meu e os seus dados pelo meu, mas nao estou conseguindo.

    Voce pode me ajudar, ou teria um custo para utilizar este modelo de briefing. Se tiver me avise que podemos conversar.

    abraço!

    att. Jr

    Responder
  9. BRUNO

    Talves esta opção nao seja uma boa escolha pois funciona apenas para quem usa ACROBAT, para clientes que podem usar outro leitor ou abrir no navegador o documento nao vai funcionar!

    Responder
  10. Taylor

    Boa tarde Walter!

    Primeiramente, parabéns e obrigado pelo tutorial.

    Segundamente, exportei meu pdf mas na hora de preencher, quando se colocam acentos a fonte não os encontra e coloca símbolos aleatórios.

    Tem como eu escolher uma fonte padrão (ex: Arial) para evitar isso?

    Obrigado!

    Responder
    • Walter Mattos

      Oi Taylor, tudo bom? Muito obrigado.
      Se você ler os comentários do post verá que infelizmente esse é um problema recorrente. Não acontece comigo e com a grande maioria, mas já vi acontecer com alguns clientes e leitores aqui do blog. Já investiguei e me parece que a Adobe não tem uma solução pra isso, por enquanto.
      De qualquer forma sugiro que faça um teste. Envie seu formulário para outra pessoa responder e veja se chega com erro. Pode ser que não, pois depende do sistema de cada pessoa.
      Abraço.

      Responder
    • Bianca Becel

      Olá. Apenas uma sugestão, já que isso não acontece comigo, mas algumas fontes as vezes dão problema na hora de gerar pdf, já tive um problema parecido no AutoCAD, tente testar alguma fonte mais comum para ver se resolve.

      Responder
  11. Joana

    Olá Walter, tudo bem?
    Estou tentando criar uma Newsletter animada no Indesign e a ideia seria mandar ela no corpo do e-mail para os clientes. Você sabe se é possível? O arquivo animado eu já consegui criar. A questão agora é como inserir o arquivo swf ou o html no corpo do email. Espero que possa me ajudar ;) Obrigada! Joana

    Responder
    • Walter Mattos

      Oi Joana, tudo bom?
      Infelizmente não tenho conhecimento técnico sobre isso, mas acredito que existe um risco aí. Normalmente os e-mails bloqueiam imagens e, em alguns casos, pode até considerar vírus (ou SPAM). Nunca recebi uma Newsletter animada em SWF, por exemplo. Se você já tem alguma referência seria interessante contactar a pessoa que criou. Quem sabe ela não pode ajudar.
      Espero que consiga resolver. Um abraço.

      Responder
  12. Thais Lopes

    Olá! Muito bom o vídeo.
    Minha intenção era fazer o formulário dentro de um arquivo .swf, mas isso não daria certo pois exporto como este ou como PDF interativo, certo? Teria como eu importar o PDF interativo para o .swf ou alguma outra solução para isso? Obrigada!

    Responder
  13. Daniela M.

    Olá, muito bom seu tutorial, eu fiz porém não consigo escrever nele, no meu acrobat não aparece aquele opção. Como que eu faço?

    Obrigada,
    Daniela

    Responder
  14. José Carlos

    Olá Walter, eu baixei o arquivo para a utilização do Briefing, porém eu não consigo fazer as alterações para retirar o seu logo e nome para poder inserir os meus dados no lugar. Poderia me ajudar?

    Responder
    • Walter Mattos

      Claro, José.
      Para alterar estes dados você precisa visitar a página-mestre que contém essa informação. Basta pressionar F12 para abrir a aba “Pages” e dar dois cliques nas páginas para editar o conteúdo.

      Um abraço.

      Responder
  15. Tamires Melo

    Olá, gostei muito do seu tutorial “Briefing interativo (Indesign/PDF)”, porém tenho uma dúvida, tem como colocar uma aba onde o cliente possa anexar algum arquivo dentro do Briefing que eu criei em pdf? Se sim, você teria como me informar esse procedimento?
    Gosto muito do seu blog, seus tutoriais sempre me ajudando. Obrigada por dividir seus conhecimentos conosco.

    Abraço,
    Tamires

    Responder
    • Walter Mattos

      Oi Thamires,

      Não saberia te precisar essa informação, mas pelo que li (e já li bastante) sobre o assunto, acho que não é possível.

      Ainda é uma função pouco explorada, então conforme as necessidades forem surgindo eles devem atualizar. Ou quem sabe não surge um método diferente e mais fácil no futuro.

      Um abraço e obrigado pelo comentário.

      Responder
  16. Priscila

    Olá Walter! Parabéns pelo tutorial. É sempre muito bom descobrir funções novas e colocá-las em prática.

    Estou tendo dificuldade em visualizar e preencher o formulário pelo tablet e celular. Você sabe me dizer por que isso ocorre?

    Obrigada!

    Responder
  17. Claudio Fulas

    Fala Walter, fazia um tempo que não assistia seus vídeos, mas vi que perdi algumas coisas por aqui…
    Cara uso o Id a um tempo já e achei excelente esse recurso e com sua explicação tudo parece ficar muito mais fácil… Parabéns, ótimo vídeo.

    Uma dúvida… o cliente para preencher só consegue se tiver a mesma versão do Acrobat, ou a simples tbm lhe permitirá?

    Abraços e sucesso sempre!

    Responder
  18. Walter Mattos

    Thiago e Gabriel,

    Primeiramente, muito obrigado pelo comentário.

    Realmente, algumas pessoas estão com este problema de acentuação. A única conclusão que consigo tirar é que, devido ao fato de não conseguirmos personalizar o texto no PDF, dependemos do sistema do próprio usuário que abrir o PDF. Isso pode causar algum tipo de conflito dependendo da máquina.

    Nunca cheguei a ter este problema com meus clientes, mas vocês não são os primeiros a fazerem este tipo de comentário, então acho válido alertar seu cliente de que é possível que eles não consigam acentuar direito. Mas não acho que isso impede de conseguirem um bom briefing.

    Espero ter ajudado. Um abraço.

    Responder
  19. Thiago Martin

    Parabéns como sempre um ótimo trabalho, só tenho uma questão, na hora de preencher o PDF não funciona os acentos… dei uma olhada e não achei (não domino muito o InDesign)

    Responder
  20. Gabriel

    Olá! Parabéns pelos vídeos e pelos conteúdos! Uma dúvida: percebi que após ter o formulário pronto, ao preencher no Adobe Reader, ele não aceita caracteres como acentuação, ç e por aí vai. Alguma ideia do que pode ser e como evitar isso?
    No mais tudo perfeito =] Parabéns!

    Responder
  21. Walter Mattos

    Olá Henrique, tudo bom?

    Não sei dizer se é possível usar linguagens PHP, mas no caso do envio do form pelo “mailto” ele dá a opção de enviar tanto pelo Outlook como pela web. O usuário só precisa autorizar.

    Abração.

    Responder
  22. Henrique

    Eu vi que o Form usa o método mail to de HTML para enviar os dados, porém vale lembrar que ao usar essa função o PDF abrirá a ferramenta nativa do sistema operacional dele, ou seja, Outlook ou outros…

    Gostaria de saber se seria possível integrar o envio de formulários PDF com linguagens de programação PHP etc…

    Responder