Você acaba de conseguir aprovação para o seu projeto de design, meus parabéns! Foi um projeto trabalhoso e cansativo, mas valeu a pena. Afinal de contas você conseguiu entregar no prazo, o cliente pagou direitinho e você saiu no lucro. Será?
Provavelmente existem várias maneiras de saber se o projeto resultou em lucro ou prejuízo, mas se você cobra com base na sua hora de trabalho, como eu, existe um método bem simples e eficaz. Basta saber se você trabalhou mais ou menos tempo do que planejou. Partimos do princípio de que lucro é retorno positivo sobre um investimento, e no nosso caso esse investimento é tempo. Como diria Benjamin Franlkin (e o Super Sam do Chapolin), “tempo é dinheiro”.
É muito importante fazer este acompanhamento, pois o resultado pode mudar a forma como você trabalha.
Antes de continuar esta leitura é preciso saber quanto vale sua hora, como montar um cronograma para o seu projeto e como calcular o valor do projeto com base na sua hora e no seu cronograma. Calma, não é tão difícil quanto parece. Então, caso ainda não conheça estes processos sugiro que leia os artigos abaixo:
- Você sabe quanto custa sua hora de trabalho?
- Cronograma de projeto com o Google Agenda
- Planilha para calcular o valor do seu projeto
Vamos utilizar o seguinte cenário como exemplo:
Tipo de projeto: Design de marca
Valor da sua hora: R$50
Tempo estimado de duração do projeto: 20 horas*
Valor cobrado pelo projeto: (50 x 20) = R$1.000
* É importante lembrar que até aqui você já deve saber como prever o tempo de duração de um projeto. Você nunca conseguirá prever o tempo exato, mas conforme for adquirindo experiência sua previsão ficará cada vez mais realista.
Acompanhando o tempo investido em 3 exemplos diferentes
Para ilustrar o método que utilizo vou apresentar três exemplos do mesmo cenário no Excel, mas você pode fazer esse acompanhamento no papel se preferir. Utilizo o Excel pois é uma forma de automatizar e agilizar o processo. Procurei usar termos bem simples para facilitar o entendimento da planilha. Afinal de contas, não sou economista e acredito que você também não.
Exemplo 1: Parabéns, você saiu no lucro!
Como você pode ver na imagem acima o procedimento é bem simples, basta registrar os horários de início e fim de cada etapa e no final somar o número de horas investidas. Se o Resultado for maior ou igual a zero, seu saldo foi positivo. Isso porque o mínimo que você pode ganhar é R$1.000, certo? Então se o valor for igual a zero significa que não existe diferença entre o que você planejou trabalhar (Tempo estimado) e o que trabalhou de fato (Tempo trabalhado).
No caso deste exemplo você teve um pouco mais de lucro que o previsto, pois o Tempo trabalhado (19hs) foi menor que o Tempo estimado (20hs).
É importante focar em um projeto por vez, uma tarefa por vez. Por isso, quando estiver trabalhando em um projeto evite procrastinar, pois se você ficar 30 minutos de papo no Facebook durante a Pesquisa estará superfaturando seu orçamento, já que na teoria você trabalhou 6 horas enquanto na prática foram apenas 5 horas e 30 minutos. Seu cliente está pagando por estes 30 minutos que você ficou “de bob”.
Mas "sobraram" 50 reais, estou enganando o cliente?
Não pela minha ótica. Este lucro, além de não ser fora da realidade pode estar atribuído a várias razões, entre elas o fato de você ser rápido o suficiente para terminar antes do previsto. Caso isto aconteça meu conselho é que entregue seu projeto no prazo combinado, mesmo que termine alguns dias antes. Isto evita que seu cliente espere sempre um trabalho entregue “pra ontem”.
Além disso, estes R$50 (ou 1 hora restantes) podem ser o que você precisa para fazer alguma revisão antes da entrega, ou mesmo corrigir detalhes após a aprovação.
Este exemplo é bem simplificado, portanto na hora de montar seu orçamento pense no máximo de etapas possíveis para não ter muitas surpresas, mas saiba que você nunca estará imune a imprevistos. Eles acontecem e não são raros.
Exemplo 2: E seu eu perceber que meu lucro é sempre muito alto?
Se você sempre cobra R$1.000 por um determinado projeto mas trabalha de fato somente R$300, seu lucro está muito alto (R$700 a mais do que cobrou). Aqui é preciso avaliar com cuidado, pois isso significa que você precisa de muito menos tempo do que planejou para terminar o projeto.
Acho que não existe uma atitude definitiva neste caso, então vamos levantar algumas possibilidades:
- Você pode cobrar menos por este tipo de projeto. Talvez esta seja a opção menos aconselhável, pois uma vez que seus clientes sempre pagam R$1.000, seu trabalho vale R$1.000. Mas caso esta seja a primeira vez que isso acontece, fique atento.
- Pode ser um sinal de que você precisa aumentar sua hora. Se este tipo de discrepância estiver acontecendo sempre, mesmo em outros tipos de projeto, sua hora pode valer algo em torno de R$166,66 (1.000 / 6).
- Você pode continuar trabalhando no projeto até gastar as horas que planejou, como no primeiro exemplo. Às vezes este é um bom exercício, pois você tem tempo para rever e melhorar alguns aspectos ou testar novas possibilidades.
Exemplo 3: Que pena, você perdeu dinheiro!
O pior problema que pode acontecer é você trabalhar mais do que planejou, e acredite, isto vai acontecer bastante!
Neste caso podemos levantar algumas possibilidades:
- Pode ser que você esteja muito lento. Isso é realmente possível, e é muito difícil descobrir a origem do problema. Usando o exemplo acima como base talvez possamos concluir que 4 horas é muito tempo para montar uma apresentação. Veja bem, eu disse "talvez".
- Pode ser um sinal de que você precisa cobrar mais, pois sempre precisa de mais tempo do que planejou para terminar. O fato de você levar mais tempo pode significar maior dedicação, cuidado, atenção. Se você sempre sai no prejuízo e seus clientes sempre saem muito satisfeitos com o resultado talvez eles estejam dispostos a pagar mais do que você pensa devido a qualidade do seu trabalho.
Como falei, não existe uma resposta definitiva e é preciso avaliar tudo com muito cuidado. Neste exemplo, R$100 de prejuízo é 10% em relação ao valor total do seu projeto. Digamos que até aí seja um "prejuízo aceitável", pois quando você calcula sua hora de trabalho deve prever uma margem de perda.
Sobre a planilha
Se você ainda não baixou a planilha, clique aqui.
Esta planilha é bem simples e intuitiva, mas vou explicar seus itens para evitar qualquer dúvida. Vamos lá:
Número da proposta: Apenas um controle. Preencha com o número da proposta que corresponde ao projeto.
Valor Hora: Preencha com o valor da sua hora de trabalho.
Total cobrado: Preencha com o valor cobrado pelo projeto.
Tempo estimado: Não preencha, este valor é calculado automaticamente. Decidi deixar este valor automático pois esta planilha tem como objetivo acompanhar o tempo, então caso o valor do projeto seja alterado de última hora você saberá quanto tempo tem/precisa para trabalhar.
Conversão: Não altere este valor. Apenas para você entender, pegue o último exemplo como base. O Excel não conseguiria multiplicar 22:00:00 por R$50 por limitações técnicas, então apenas apliquei uma fórmula que transforma o valor “22:00:00” em “22,0”, ou seja, hora em número decimal. Existem outros métodos para fazer esta conversão. Caso queira aprender, utilizei estes dois vídeos como base:
Excel - Função MINUTO categoria Data e Hora
Dia, Início, Fim, Atividade: Basta preencher cada item com os seus dados. É importante digitar as horas por completo, então caso precise registrar 13 horas, digite 13:00.
Tempo trabalhado (hs): Tempo total do projeto. Calculado automaticamente.
Total trabalhado (R$): Valor em reais (R$) que você trabalhou até o momento. Calculado automaticamente.
Resultado: Valor automático. Igual ou superior a zero, lucro. Inferior a zero, prejuízo.
Inserindo linhas na planilha:
Para inserir uma linha de informação basta clicar com o botão direito no número da linha e clicar em “inserir”.
Encerrando
Espero que este artigo ajude você a pelo menos enxergar que não é difícil ter o mínimo de controle administrativo sobre seus projetos. Lembre-se que esta é apenas uma entre várias possibilidades que existem, então aconselho que continue estudando e testando até encontrar seu método preferido.
Caso tenha alguma dica ou sugestão fique à vontade para compartilhar nos comentários.
Um abraço e até o próximo post.
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Eu trabalho com um sistema como agência. Criação por job + % de comissão. Neste caso, como posso transformar o valor de cada job em horas?
Quero te dar os parabéns pelo belíssimo e relevante trabalho que você desenvolve. Desde que o conheci, no Confred, venho acompanhando suas postagens, seus artigos e confesso que eles tem me ajudado bastante, principalmente por sempre ter um material de apoio, como as planilhas, muito bem estrutura, por sinal. Você é um exemplo a ser seguido, pois além de apresentar belíssimos e bem estruturados trabalhos, você ainda busca compartilhar seus métodos e experiências com os profissionais que estão começando e até aqueles que apesar de estarem um bom tempo no mercado, não tem controle sobre sua rotina profissional.
Esse é um comentário de agradecimento, incentivo e elogio a você e seu trabalho.
E desculpa o imenso texto.